결재
- 혹시 결제(決濟)를 찾으셨나요?
Approval
1. 개요
결정할 권한이 있는 선임자가 후임자가 제출한 안건을 검토하여 '허가'하거나 '승인'함. 결제(決濟)와는 다르다. '''쉽게 말해서 안건 허가 인정이다.'''
1.1. 결제와 결재의 차이
- 권한의 위임은 '결재'
- 돈의 이동은 '결제'
결제와는 의미가 달라도 한참 다르기 때문에 잘 구분하여 사용해야 한다. 사회인이 되고, 그 중에서도 회사나 조직의 일원이 되기 전까지는 '결재'라는 말을 쓸 일이 별로 없어서, 신참 직장인들이 자주 실수하는 단어이므로 주의를 요한다. 직장 상사에게 "아직도 결재와 결제 구분도 못하냐?"고 한소리를 들으면 심장이 덜컥 내려앉는 묘미를 맛볼 수 있다. '''재판'''을 연상하면 되고, 그래도 영 모르겠으면 '''상사의 도장(사인) 받기''', '''상사의 허락'''이나, 상사/부서의 도장을 받기 위해 '''문서를 보내는 것'''을 결재라고 생각하면 된다.
농담삼아 '결재'는 '재수없는 과장 새끼', '결제'는 '제가 정말 이걸 샀다고요?' 라고 기억할 수 있다고도 한다.
또 다른 기억법으로는 '결'''제''''는 ''''ㅔ''''의 '''ㅓㅣ''' 사이로 신용카드가 지나가며 결제된다고 상상하면 쉽게 기억할 수 있다. 반대로 '결'''재''''는 ''''ㅐ''''사이가 막혀 신용카드가 지나갈 수 없으니 다른 개념임을 떠올리자. 막힌것을 상사가 뚫어줘야 한다고 연상해 볼 수 있다. [1]
2. 결재의 중요성
단체는 개인과는 달리 여러 명의 사람이 모여 각자 정해진 기능을 수행하는 복합적인 조직이다. 그 때문에 어떤 행동을 수행하거나 의사를 표명하는데 있어서 해당 사안이 단체의 목적과 활동에 적합한 것인지 신중한 검토가 필요하다. 이 때문에 결재선을 두어 검토를 할 수 있도록 한다.
사회인 초년생들은 결재 받는 행위나 그 절차를 매우 귀찮게 여기고 싫어하는 경향이 있는데 이는 잘못된 생각이다. '''결재는 해당 행위의 책임 소재를 하급자(실무자)가 아니라 상급자(결재권자)에게 지우는 절차'''이다. 그러므로 하급자 입장에서는 결재는 생명과 같은 것이며, 되도록이면 철저하게 받아두어야 하는 것이다. 그리고 구두 결재 보다는 문서라는 증거가 남는 서면 결재가 더 확실하다. 그래야 나중에 일이 잘못되었을 때 하급자가 덤탱이를 쓰지 않고, 상급자가 책임지고 처리하게 된다. 만약 사소한 것일지라도 '이 정도는 당연하니까 그냥 해도 되겠지'라고 생각해서 결재 없이 임의로 진행했다가 나중에 잘못되면 모든 책임을 하급자가 뒤집어 써야한다. 그리고 그런 문제는 보통 상급자가 한번 쓱 봤으면 금방 알아챌 수 있는 실수인 경우가 많다. 상급자라는 자리가 그냥 주어지는게 아니므로 결재를 받을 일 있으면 필히 결재를 받도록 하자.
3. 결재의 종류
- 전결(專決)
전결의 '전'은 '전용(專用)', '전업(專業)' 할 때의 그 '전(專)'이다. 혼자서, 사사로이라는 뜻으로, 수많은 결재건에 대해 일일이 최고 관리자가 검토하고 사인할 수 없는 현실적 문제점을 해결하기 위해 만들어진 제도다. 회사마다 보통 전결권자를 중간관리직으로 지정하고 그 권한을 명시해 놓는게 보통이다. 예를 들자면 결재선상 이사급 임원에게 최종으로 결재를 받아야 할 사항이더라도 회사의 내규에 따라 과장급이 전결을 통해 신속한 업무처리를 할 수 있도록 유연성을 부여한 제도이다. 전결이 완료된 문건은 해당 문서가 명시하는 최고 결재권자가 결재한 것과 동일한 효력을 발휘한다.
회사마다 다르지만, 보통 연차휴가나 반차, 예비군 훈련 같은 사안을 전결로 처리하는 경우가 많다.
회사마다 다르지만, 보통 연차휴가나 반차, 예비군 훈련 같은 사안을 전결로 처리하는 경우가 많다.
- 대결(代決)
피치 못할 사정으로 결재권자가 자리를 비워야 할 경우, 해당 결재권을 대리인에게 위임하여 특정 기간동안은 그 대리인이 결재권을 행사할 수 있는 제도이다. 예를 들어 대표이사가 휴가나 해외출장 등 장기간 자리를 비우는 경우, 그 기간만큼을 다른 임원(이사나 전무급 같은)에게 그 권한을 대행토록 하는 것을 말한다. 대결한 안건은 일반적으로 최종 결재권자가 복귀하면 업무진행 상황을 보고하는 후결의 방식을 밟기도 한다. 이 경우 서명 옆에 代를 적어 구분한다. 필체는 회사마다 사람마다 다 다르다.
- 후결(後決)
대결과 마찬가지로 결재권자가 자리를 비운 상황이지만, 해당 안건이 충분히 결재권자가 사후에 검토해도 지장이 없을 수준의 가벼운 사안이나 장기 프로젝트라면 회사가 정한 규정에 의거, 후결 표시를 하고 결재 서류를 제출해놓고 일을 진행시키는 제도.
- 선결(先決)
결재선상 기안자와 최종 결재자 사이에 보통 두세명 이상의 중간관리직/임원들의 결재란이 있는데 이 항목을 선결이라고 한다. 예를 들어 대리급 실무자가 기안을 해서 서류를 올리면 중간급 관리직인 과장이 1차 검토후, 서류가 명시하는 다음 결재권자에게 넘기는 식으로 2~3차에 걸쳐 신중하게 안건을 검토하여 최종적으로 최종 결재를 받는 프로세스이다.
- 공람
해당 안건이 결재가 승인되면 이와 연관된 타부서 또는 회사 구성원 전체가 열람할 수 있는 제도.
- 반려
해당 안건이 결재권자의 거부로 인해 다시 기안자에게 돌아오는 경우를 말한다. 직관적으로 와닿게 표현하면 틀렸으니까 다시 해 와. 기안에 문제가 있다거나 문서 양식이 제대로 되지 않았다거나 등등 여러가지 이유가 있을 수 있고, 결재권자들은 보통 반려 이유를 잘 말해주지 않으므로 실무자 입장에서는 그야말로 머리에 쥐가 날 상황이 빈번하다.
- 시행
결재가 완료된 문서를 수신대상 부서 또는 기관에 보내는 일.
- 반송
시행(발송)된 문서를 수신한 부서 또는 기관에서 해당 문서를 받지 않고 돌려보내는 일. 보통은 수신부서를 잘못 지정한 경우에 해당하는 경우가 많다. 권한쟁의가 있는 경우라면 핑퐁게임처럼 서로 이송/반송하거나 돌리기도 하기 때문에 골칫거리가 되기도 한다. 전화민원으로 비유하자면 담당이 아닌 민원이 들어왔다면 담당자 전화번호 알려주고 끊는 것과 같은 것. 만약 여기에 권한쟁의가 있는 경우에는 서로 전화돌리기에 시간만 허비할 수 있다는 것.
4. 현실
공직이나 군대에서는 정말 많은 문서가 결재 상신되는 경우가 많고, 따라서 하루에 처리해야 할 문서가 많기에 결재권자들은 검토자들에게 권한을 위임하고 대충 보고 넘겨 버릴 때가 많다. 그나마 보는 경우는 낫지만 전결을 할 경우엔 문서를 보지도 않고 자신의 명의로 내보내게 된다. 거기에다가 결재권자가 항상 자리에 있는 것이 아니기 때문에 결재를 받아야 하는 후임자는 자신의 업무를 팽개치고 결재권자를 찾으러 다녀야 할 때도 많다.
민간기업에서는 아무 문서나 결재를 올리지 않기 대문에 결재가 상당히 신중하게 이뤄진다. 정식으로 보고서를 작성하기 전에 계속 상담하고 회의해서 올라간다. 뉴스로 사건사고 등이 보도될 때마다 담당자가 "현재 회의가 진행되는 중이므로 아직까지는 답변드릴 수 없습니다.'" 과 같은 원론적이면서 판에 박힌 레파토리가 나오는 게 이러한 이유이다.
[1] 기억하기 좋은 방법이었는데 요즘 실물카드의 사용이 적어지고 사용방법이 달라지고 있으니 아쉽다.