내근비서

 



1. 개요

외부에 나가서 의전도 담당하는 외근비서와 달리 사무직 업무를 전담하는 비서.
임원이 되면 내근비서가 배정된다. 담당 임원의 스케줄, 출장, 회의 등 행정업무 전반을 수행한다.
외모지상주의 때문에 비서의 외모도 취업의 한 요소인지라, 비서과 여학생들의 미모가 수려한 경우가 많다. 일부 대학교에는 비서과(비서행정과)가 있어서, 할 일 없는 누리꾼들은 비서과랑 스튜어디스과 중에서 누가 더 예쁜지 VS놀이를 하기도 한다.
  • 상사 스케줄 관리 및 통보
  • 전화 응대
  • 외부 손님 접견.
  • 회의 준비.
  • 간단한 서류 작성, 회의 자료 준비. 이 때문에 컴활, 워드, 사무자동화 등의 OA 자격증이 있으면 유리하다.
  • 경비 처리
  • 우편물, 서류 보관
대기업 비서 채용에서 '''경력직'''을 요구할 때 이 경력은 '''비서로 일한 경력'''만을 의미하는 건 아니다. 일반사무직으로서 상사를 보좌한 경험이 있으면 인정되는 경우가 많다.

2. 다국적 기업 및 국제기구

채용 공고가 꽤나 구체적으로 나온다. 대개 '고위직 보조, 회의 주재, 기타'를 1:1:1 정도로 하게 된다.[1]
  • 일정 조정 : 매일매일의 일정을 효율적으로 조정한다. 예약과 약속을 잡는다. 회의 일정을 잡는다. 출장을 계획한다. 일정이 있으면 제시간에 알려준다. 전화가 오면 대신 받고 전화 약속을 잡아놓는다.
    • 결재라인 관리
    • 출장 계획시 차표 예약, 숙소 예약, 기타 예약, 비자 확인
  • 회의 관리
    • 회의 계획, 초청장 발송, 초대장 수령 및 답신, 행사 장소 예약, 회의 전 컴퓨터 장비 작동 확인, 회의실 예약하기 및 사전 준비하기, 참석해서 회의록 (minute) 만들기, 선물 구매, 물품 구매, 기타 보조. 컨벤션기획사의 업무와 겹친다.
    • 서류 : 회의에 필요한 문서 출력하고 미리 읽어보기.
    • 필요한 음식 준비 (catering), 남을 경우 재고 관리
    • 임원회의, 창립기념회, 워크샵 등 사내 각종 행사 관리.
    • 인트라넷에 회의 관련 정보를 미리 공시하기.
  • 고객 관리 : 모시는 임원의 대리인으로서 중요 고객과 연락하고 관계를 관리한다.
    • 언론 인터뷰 요청을 받을 시 언론사와 연락 담당
    • 방문객 접대, 안내
    • 명함 관리 및 필요시 주문
    • 거래처 관리
    • 전화 응대 및 메시지 남겨놓기
  • 행정 업무 보조 : 타자, 출력, 스캔, 문서 및 프레젠테이션 작성, 서류철 정리, 기타 (ad hoc)
    • 문서 및 프레젠테이션에 있어서 작성, 교정, 수정(formatting/complie)을 본다.
    • 마케팅 팀을 보조해서 회의 계획,
    • 재무 팀을 보조해서 지출 증빙
    • 인사 팀을 보조해서 휴가 기록, 입사 및 퇴사 기록, 기타 보조
    • 시설관리 팀을 보조해서 사무실 관리
    • 컴퓨터, 프린터, 전화 등에 대해 초보적인 기술 지원. 가령 고장이 나면 사소한 것은 현장에서 수리함.
    • 전화번호 및 주소록 만들고 유지하기, 이메일 주소록 관리
    • 우편 분류 및 전달
    • 문서나 컴퓨터 파일로 기록 남겨놓기
  • 잡무 담당 비서들을 관리하고 책임을 짐
[1] 아래 내용은 국경없는 의사회 비서직 채용공고와 서유럽 제약회사 한 군데의 비서직 채용공고를 섞어놓은 것이다.



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