공문
1. 개요
'''공문'''(公文) 또는 '''공문서'''(公文書)의 준말로 공무원 및 공공기관 종사자, 또는 이들을 상대로 한 민간 기업/단체가 업무상의 의사결정 또는 소통/연락 등을 위해 공적으로 작성한 문서 및 여러 국가기관이 접수한 각종 신청서,신고서,보고서,진술서,이의신청서 등을 말한다.(단, 국가기관에 공무원이 접수하기 이전의 해당문서들은 사문서로 취급한다.)
한국에선 해당 양식 (링크 접속 시 다운로드됨)이 자주 쓰인다. 사실 이는 기안문으로 엄밀히는 공문의 일부이고 주된 내용은 첨부나 붙임 등의 형태로 전달되는 경우가 많다. 한글에서 문서마당을 보면 쉽게 찾을 수 있다.
기관이나 단체는 개인이 아니다. 그 때문에 서로 의사소통을 위해서는 기관이나 단체의 명의로 발언이 이뤄져야 한다. 공문은 이를 표현하기 위한 수단이다. 때문에 기관장, 단체장의 직인이 들어간다.
2. 체계와 구성
공문은 대체로 기안, 결재, 발송의 단계를 거치게 된다. 또한 수신처와 발신처가 있다.
2.1. 기안
起案.
사전에 결재권자의 결재를 얻기 위해 서식에 따라 사무처리 초안을 만드는 것을 말한다.
2.2. 보고
報告.
공문은 기안자에서부터 최종결재자까지 보고를 거치게 된다. 이는 보통 결재선에 따라 결정되는데 이 과정에서 상급자들의 지속적인 수정이 이뤄지게 된다.
2.3. 결재
決裁.
- 전결(專決): 권한 위임 등으로 최종결재자의 명의로 나가나 실제로는 차선임 결재자가 결재하는 것을 말한다.
- 대결(代決): 최종결재자가 부재할 경우 차선임 결재자가 대신 결재하는 것을 말한다.
- 후결(後決): 대결의 일종으로 사후 최종결재자의 결재를 다시 받는 경우를 말한다.
2.4. 합의
合意.
공문은 대체적으로 최종결재자의 승인으로 끝나지만 타 부서와의 업무협조가 필요한 경우 해당 부서의 합의 과정을 거치는 경우도 많다.
2.5. 접수
接受.
문서를 받게 되는 기관은 문서를 접수하고 해당 기관의 장이 이를 확인할 수 있도록 범위를 지정해야 한다. 이 과정에서 배포나 열람이 필요하다면 추가로 문서의 배포처를 지정한다.
2.6. 보관
保管.
보관이 필요한 문서의 경우에는 인쇄물의 형태로 보관하거나 전자문서관리시스템에 저장한다.
3. 실무에서
'''공무원 및 공공기관(공기업 등) 종사자들이 가장 힘들어하고 어려워하고 중요시하는 것.''' 실제로 공무원 등이 상급자 등에게 가장 많이 지적받고 과실받는 것 중 하나가 바로 공문서 작업 시 실수를 하는 것(오타 등)이다. 더군다나 우리나라에 파견을 와서 근무하는 외국인 공무원들이라면 실수를 더할 수밖에 없다.
그리고 막상 실제로는 실무자들끼리 메일로 때울 때가 종종 있다. 특히나 상급기관 측에서 하급기관과의 문서 수발을 거추장스러운 과정으로 여길 때 그렇다. 또한 정부부처에 따라서는 공문을 최후통첩용으로 쓰기도 한다. 메일로 하다하다 공문보내는 식. 특히 미국, 중국, 영국, 프랑스, 독일 등 영어권 및 중화권에서는 공문보다 메일로 처리할 때가 많다.
그렇지만 엄연히 국가에서 권장하는 방법은 공문이다. 공문으로 업무를 처리할 경우 문제가 발생했을 시 책임 소재를 가리기가 명확하여 책임자가 아닌 실무자가 불이익을 받는 경우가 없다고 봐도 될 정도로 줄어들기 때문. 예시로, 외부 인물과 이메일로 업무 연락을 했을 때, 문제가 발생했을 경우 책임자는 '실무자가 멋대로 한 일이다'라고 하면 혐의를 벗어나기가 상당히 힘들어진다. 공문은 까다로운 결재 절차가 있는 대신, 이렇게 문제가 생겼을 경우 책임을 위임할 수 있게 해준다.
한국에서 자주 사용하는 공문 양식은 아래아 한글의 문서마당에서 쉽게 찾아볼 수 있다.
4. 기타
- 구몬을 한국 한자음으로 읽으면 '공문'이 된다. 심지어 한자표기마저 公文으로 같다.
- 공문서로서 인정을 받기 위해서는 기본적으로 3가지 요소를 만족시켜야 한다. #