구매
1. 사전적 의미
무언가를 산다는 뜻이다. 구입이라는 말로도 쓰인다. 구매를 대신해주는 것을 구매대행이라고 한다.
2. 회사의 직무 분야
조직의 주된 활동[1]을 위하여 필요로 하는 원재료 / 부품 / 상품의 발주를 맡는 직무이다. '''구매 업무는 곧 협상의 업무이며, 협상 테이블에서 의지할만한 것은 오직 정확하고 깊이있는 지식이다.''' 판매처 영업 파트와는 어떤 날은 싸우고 다음 날은 동업하는 관계로, 친하되 가깝지 않은 적당한 파트너 의식이 필요하다.
구매는 대개 문이과를 반반씩 뽑는다. 이과 중에서도 해당 전공자(산업공학, 기계, 전기, 화공분야 등)를 선호하며 그 이유는 구매의 직무 특성상 자신들이 취급하는 물건에 대한 높은 이해도가 있어야만 정상적으로 업무가 진행될 수 있기 때문이다.
서울에 본사가 있는 대기업에서는 이공계에게 구매 직무가 큰 인기가 있다. 서울 근무를 하는 몇 안 되는 직무이기 때문.
2.1. 부서 구분
전문적인 역할에 따라 같은 구매 직무 안에서 또 조직이 나뉘기도 한다. 이하의 조직은 서로간에 업무가 겹칠 수도 있고, 하나의 구매 조직 안에 모든 세부 부서가 존재하지는 않을 수도 있다.
- 개발구매: 연구개발 과정에 참여해 설계에 협업. 이 부서에서는 R&D 부서에서 들고오는 제품 설계도면을 읽고 이에 관해 의견을 주고받는 것을 기본으로 둔다.
- 전략구매: 보다 넓은 관점에서, 회사의 전략에 어떻게 구매 부문이 이바지할 수 있을지를 고민하는 부서.
- 조달구매: 일반적인 제조업체 등 다량의 자재가 주기적으로 필요한 업종에서 원자재 흐름의 앞단에서 흐름이 끊기거나 불량품이 흘러들어오지 않도록 관리하는 부서.
- 설비구매: 생산에 소요되는 설비 구매
- 구매기획: 구매에 관련된 정책 수립
- 동반성장/상생협력: 협력업체관리. 갑을관계 중 갑에 해당되는 경우가 많다.[2]
2.2. 주업무
개인사업체를 운영하는 위키러라면 아래의 내용들은 피와 살이 될 것이니 주의깊게 읽어두도록 하자. 별도로 구매전담 인력을 두지 않는 이상 개인사업체의 구매 부문은 대표자(사장) 본인이 수행하기 마련이다.
2.2.1. 업체 개발
원재료 / 부품 / 상품의 발주를 요청할 업체를 발굴하는 업무로, 주로 후보군의 영업 부문을 상대하게 된다. 이 업무를 수행하는 방법에는 크게 두가지가 있는데,
- 신규 업체를 발굴할 수 있다. 후보군을 물색하고, 각각의 후보 업체의 기본적으로 공개된 정보를 파악하고 평판을 알아보는 것으로 후보군을 좁히고, 최종적으로는 의향을 타진하여 공장 등을 방문하여 직접 눈으로 보고 판단하는 단계를 거치게 된다. 가격 협상은 그 와중에도 지속적으로 진행되며, 각 단계를 통과한 업체에게 더 예민한 부분을 조금씩 더 공개하면서 가격을 조율해 나가는 방향으로 이루어진다. 최종적으로 적합한 업체를 발굴하여 만족할만한 협상을 이끌어내면 실적으로 기록된다. 이후 업체의 등록과 관련된 여러 수순을 거쳐야 하지만 다른 회사와 밀고 당기는 것에 비하면 사내 프로세스는 훨신 간단한 문제이다.
- 기존 업체에 신규 제품 납품을 요청할 수 있다. 믿을만한 기존 협력 업체가 있거나 다른 선택지가 없을 경우, A라는 물건을 공급받던 기존의 협력 업체에게 필요한 B라는 물건도 공급해주기를 요청하는 경우이다. 바닥부터 다시 만들어야 하는 물건을 그렇게 요청하는 경우는 드물고, 협력 업체가 기존에 생산하던 제품이거나 최소한 생산 이력이 있는 제품, 아니면 신모델 생산이 비교적 쉬운 사출/다이캐스팅같으 제품군이나 기존의 물건에 스펙 조금 바꿔서 대처 가능한 물건들의 경우에 이런 요청을 하게 된다. 다만 이는 어디까지나 차선책으로 고려되는경향이 있는데, 1) 해당 협력업체가 아무래도 새로운 도전을 하게 되므로 품질과 비용 면에서의 리스크를 안게 되고[3], 2) 조직이 하나의 협력업체에 점점 더 의존하는 모습이 되므로 해당 업체가 슈퍼 을[4]에 가까워지기 때문이다.
2.2.2. 업체 관리
협력 업체와 싸우는 부문이다. 제조업 같은 경우는 하나의 제품에 나사/볼트/그리스 등등 50개 이상의 부품이 들어가는 경우도 적지 않은데, 이 때에 어떤 부품도 독점공급하는 협력업체가 없다고 한다면 최소 100개 업체를 관리해야 한다는 이야기가 된다. 숫자가 이 정도 되면 '''업체 관리 부문의 누군가는 언제나 전화통을 붙잡고 누군가와 드잡이질을 벌이고 있다고 생각하면 된다'''.
주로 기존 협력 업체의 품질관리 부문 등을 상대하게 된다. 흔한 문제로는 갖고 온 물건에 이상이 있을 경우나 납기일이 지나도 물건이 오지를 않는 경우,(...) 등이 있다.
능구렁이같은 협력업체의 품보팀이나 에라 모르겠다고 나자빠지는 협력업체의 임원들을 상대해야 하기 때문에 단순한 갑질 이상으로 상대방을 얼르고, 갈구고, 설득하고, 윽박질러 원하는 것을 받아낼 수 있는 능력이 필요하다.
간혹 윗선이 돈이라도 찔러받았는지 품질과 생산력이 떨어지는 업체를 최우선순위로 밀어버리면 그 때부터 헬게이트 오픈. 품질은 떨어져서 라인내에선 말이 나오지, 생산력이 떨어져서 타사에서 부족분을 납품받는데 각 회사마다 치수가 조금씩 달라 생산시 구분해서 사용해야 한다던지...뭐 이딴 사태가 벌어지기 시작하면 사직서 쓰고 싶어진다.
이상의 두 부문은 국내 뿐만 아니라 '''해외에도 동일하게 적용된다'''. 해외로 실사를 나가거나, 외국인과 협상을 하거나, 심지어 드잡이질을 벌여야 할 수도 있는 부문이 구매 부문이다. 외국인을 상대하게되면 아무래도 특별한 능력들이 요구되므로(외국어 실력이라든지, 통상에 대한 이해 등) 이를 전문적으로 특화시킨 별도의 그룹이 있는 경우도 있지만, 그건 조직에 따라 다르다.
2.3. 적성 및 역량
- 제품/상품에 대한 이해는 구매 부문의 협상력의 근원이 된다. 앞서 이야기했듯이, 구매 부문의 일원은 자신이 담당하는 제품/상품에 대하여 그 제품/상품의 설계도와 상세 스펙을 이해하고 그것을 토론할 수 있는 수준의 지식을 가지고 있어야 한다. 이를 갖추지 못한 상태에서 협상을 한다면 필연적으로 닳고 닳은 협력 업체의 간사한 술수에 놀아나고 말 것이다.
- 자기주도적 학습 & 욕 먹어도 참기 : 상기한 제품과 상품에 관한 이해는 공식적/비공식적인 지식을 모두 접하면서 얻게 되는 것으로, 직무 밖에서 떠돌아다니면서는 얼마를 공부해도 획득할 수 없는 부분이고 오직 현업을 통해서만 쌓을 수 있는 지식이다. 다만 안타깝게도 이런 지식을 체계적으로 교육시켜주는 회사는 대한민국에 존재하지 않는다. 본인이 구매에 몸담고나서 직접 사고치고 욕먹어가며 배워나가는 수 밖에 없는 것이 현실인데, 따라서 이런 현실을 버텨낼 수 있는 강철 멘탈과 아무도 가르쳐주지 않는 지식을 스스로 탐구하고 질문해가며 배워나갈 탐구심 이 구매 직무를 수행하는 데에 필요한 숨겨진 적성이라고 하겠다.
- 독립성은 중요한 덕목이다. 구매 부문은 하나의 협력 업체에 대한 담당자를 명확하게 배정하는 식으로 운영되는 곳이 많으며, 이 과정에서 각각의 조직원은 업무상 공통분모가 점점 적어지게 된다. 결과적으로, 다른 조직보다도 구매는 특히, 동기도 없고 선배도 없이 내 앞가림은 내가 해야 하는 경우가 많아진다. 백지부터 맨땅에 헤딩해가며 나 혼자 업무 프로세스를 수립해나갈 수 있는 능력은 구매 직무를 수행하는 사람에게 반드시 필요한 능력이다.
- 의외로 상당한 체력을 요구한다. 구매 부문은 외근이 많으며, 외근이 비단 국내에만 한정되리라는 법은 없다. 그렇게 다녀온 이후에 집보다도 회사에 먼저 나와 보고서를 제출하고 다시 다른 곳으로 외근(...)나갈 수 있는 체력이 뒷바침된다면, 구매 부문에서 두각을 나타낼 수 있을 것이다. 또한, 구매는 직접 창고에 들어가서 이것저것 옮기고 뒤적여야 하는 경우도 종종 발생하며, 모든 협상 자료는 Hard Copy로도 보관되므로 관리하는 서류의 양이 엄청나다. 이사라도 한번 할라치면 옮겨야 하는 서류의 양이 타 부서와는 비교가 안되는데, 이런 때에도 강인한 체력은 큰 도움이 된다.
- 상법, 공정거래법, 국가계약법, 저작권 등 법학적인 지식이 필요하다. 무역, 회계 지식 필요.
- 국가간 FTA에 대해 엄청많이 숙지 하여야 한다.가끔 상식 밖의 내용이 있으며 원두의 경우 원산지가 콜롬비아로 생각들을 많이 하나, 원두의 재배 보다는 로스팅한(커피를 볶는) 국가가 원산지가 된다. 그래서 그런지 웬만하면, 원두의 생산지는 미국이다. 아울러 규모가 작은 회사일 경우 통관업무도 같이 병행하나 웬만하면 관세사를 통해 통관업무를 진행한다. 무역인도조건에 따라(FOB, CIF, EXW등) 수출국가에서 세금을 대납해 주는 경우도 있다. 하지만 혼자 통관업무를 하게 될 경우, 면세혜택이 있는 상품인것을 인지하지 못하고 세금폭탄을 맞는 우를 범하지는 말자. 결국 구매자와 판매자의 역할만 다를뿐 전체적인 과정을 알아야 한다.
- 대기업일 경우 입사절차뿐만 아니라 현업에서도 서류를 읽어야 하기에 영어 읽기, 쓰기 필수. 해외 출장이나 외국인과의 협상이 붙는다면 말하기.듣기까지 필수. 관련 업계에 들리는 이야기로는 번역기의 남용으로 의미전달이 잘못 되어 발주에 실폐한 사례가 있다. 오늘날은 중국어가 중요해지고 있다. 학벌이나 신입 나이는 다양할 수 있어도, 대기업의 경우 영어는 무조건 잘 한다.
2.3.1. 인간관계 역량
사회성, 친화력, 인간관계 등 다양한 방식으로 표현된다.
재료의 이상없는 공급을 유지하면서 비용 절감하는 것이 곧 구매의 실적이다. 구매의 모든 업무는 이를 직/간접적으로 달성하는 것에 초점이 맞추어져 있다. 따라서 협상은 구매의 가장 중요한 역량이다.
- 상대의 성격적 특징에 대한 판단력 : 윽박지르고 소리지르면 다룰 수 있는 상대인지, 채찍보다 당근이 잘 먹히는 상대인지를 육감을 동원하여 재빠르게 파악해야 한다.
- 돌발 상황을 다루는 경험적 지식 : 구매의 경우 협력업체가 상상 외의 일을 벌이는 경우들을 종종 목도하게 된다.[5] 상대방이 어떤 사고를 칠 수 있는지, 상대방이 그런 사고를 칠 만한 기업인지 알아야 하며, 이러한 상황이 벌어졌을때 신속하게 대처할 수 있어야 한다.
- 사회성, 또는 대인 친화력 : 협력업체의 능구렁이들을 알고 잘 다루려면 그들과 자주 어울리는 것만한 수단이 없다. 창구가 되는 사람과의 원활한 인간관계 구축은 긴급한 대응이나 예외적인 상황에서 언제나 도움이 된다.
- 사규 준수 vs 협력업체와의 관계 유지 사이 재빠른
판단: 기업과 기업 사이의 계산을 순간적이고 본능적으로 마칠 수 있는 능력이 필요하다. 협력업체에서 원리원칙에서 벗어나는 어떤 것을 요구할 경우에, 이 때 원리원칙을 지킨다고 거부했다가 자신의 책임이 생겨서 피해를 보는 경우도 있고[6], 반대로 부당한 요구를 들어줬다가 그것이 발각되어 자신의 책임이 생겨서 피해를 보는 경우도 있다. 또 자신이 감당할 수 있는 부분에 대해서 타협해 주어 나중에 나의 요구를 잘 듣게 만들 수도 있다. 상황을 판단하여 가장 바람직한 결과를 이끌어 낼 수 있는 선택을 할 수 있는 능력은 돌발 상황을 자주 접하게되는 구매 부문에게 매우 중요한 역량이다.
협상력 다음으로 중요한 것은 공정성이다. 구매 부서는 가장 타락하기 쉬운 부서이다. 단순 호의에 대해서 적대적으로 행동해 관계에 금이 가서도 안 되고, 뇌물 받아먹고 저질의 쓰레기를 사다가 걸려서 쫓겨나는 것도 안 된다.2.4. 기타
- 구매 부문의 커리어는 글자로도, 숫자로도 잘 나타나지 않는다는 문제가 있다. 구매 부문의 실적은 대부분 비용 절감으로 나타나는데, 일반적으로 조직들은 구두쇠로 보이고 싶지 않아 이를 공개적으로 잘 언급하지 않는다. 따라서 구매의 실적은 그다지 드러나지 않는 방식으로 표현되고, 결과적으로 자기PR이 힘들어진다는 문제가 있다.
- 하지만 효과적인 협력사 관리 및 협력사와의 원활한 협력을 통한 이익 창출은 조직 내/외로 크게 인정받을 수 있는 업적이고, 출세길이 아주 막혀있다고 단정하기는 어렵다. 그저 자신의 실적을 광고할 수 있거나, 회사의 돈줄을 쥐락펴락할 수 있는 힘을 가진 부문들(재무/회계/기획/영업 등)과 어깨를 나란히 할 정도는 아니라고 이해하는 것이 맞겠다.
- 출세 여부를 떠나서, 회사 내부보다 외부 업체와의 소통 등은 회사생활의 멘탈을 키우는데 도움을 주기도 한다. 또한 구매는 영업과 같이 미친듯한 을질을 할 필요도 없고, 회계/재무/기획만큼 야근맨이 될 필요도 없다는 장점도 있다[7].
- 구매 직무에서 인정받는 것은 회사 전체의 이익과 충돌하는 경우도 생긴다. 구매 부문의 실적은 대부분 비용 절감으로 나타나는데, 계속 단가를 후려치기만 할 뿐 합리적 방법을 찾아내지 못한다면 품질 하락은 당연한 결과이다. 구매 직무와 품질관리 직무의 업무 평가를 똑같은 사람이 하는 개인기업이든지, 구매 비용절감과 품질 유지를 동시에 이룩하는 걸 목표로 성과평가를 시행하는 기업이든지 하면 이런 문제가 나타나지 않는다. 하지만 이런 기업은 많지 않다.
- 구매 직무에서 갑과 을 관계를 내세워 단가를 후려치는 것이 대기업 측에서의 방식인데, 이러다가 폭행이나 폭언이 발생해 언론에서 갑질의 사례로 보도해버리면 홍보 직무가 그 책임과 해결을 뒤집어쓰고 회사 전체에 타격을 준다.
- 구매 직원이 하루에 맨 먼저 시작하는 건 당일 해야 할 업무를 리스트업 하는 것이다. 새로 들어온 구매요청이 있으면 협력사에 견적 요청을 한다. 입찰 결과를 확인하고 견적서에 이상없는지 확인한 뒤 이상이 없는 경우 입찰 결과 확인서를 작성하여 위에 결재 맡는다. 가격 협상이 있는 경우 협력사 사람과 협상을 한다.
- 구매 분야는 미식가들이 많은 직군이다. 고객과 다니면서 좋은 걸 얻어먹는 탓도 있고, 직군 특성상 전국 여기저기 돌아다니면서 그 지방 맛집이라도 한번씩 들러보다보면 미식에의 조예를 자연히 개발하게 마련이다. 그러니, 출장 간 곳의 맛집 정보를 알고싶으면 우선 구매의 인원을 찾아보는 것이 정답이다.
- 현지인과의 미팅 시 그들의 문화를 어느정도 숙지하고 가야한다. 예를들어 이란의 경우 엄지를 치켜 세우면 욕이된다.
- 수출용 원재료 등을 수입할 때에 관세 등을 징수하였다가 그 원재료 등을 가공한 제품을 수출할 때에 징수하였던 관세를 환급해주는 제도가 있다. 쉽게이야기하면 납부했던 관세를 돌려받는 개념이다. 수입 시 관세와 더불어 부가세도 같이 발생한다. 관세는 수입대금의 8% 부가세는 수입대금 +관세의 10% 이다. FTA 체결에 따라 관세가 발생하지 않는 제품도 있다. 관세환급제도 신청 후 4년에 한번 갱신하는 것으로 되었지만 최근 관세법이 개정되어 갱신 후 해당 회사는 폐업신고 까지 지속된다. 해당회사의 매출이 제품수입가격보다 낮을 경우 부가세 환급이 가능하다. 한마디로 회사에서 부가세환급을 받는다는 것 자체가 좋지 않다. 회사에 따라 부가세 환급을 받는 부서는 다르며 웬만하면 회계팀에서 처리한다.
- 계약 시, 계약에 대한 내용은 웬만하면 판매처에서 작성하여 검토를 요청하나, 유리한 입장으로 계약서를 만들기 위해 직접 작성하는 경우도 있다. 계약서 양식은 하도급부터 화공약품 구매까지 다양하게 공정거래위원회 자료실에 등록되어 있다.
- 공급은 적고 수요가 높은 상품을 구매 시에는 슈퍼 을에게 당할 수 밖에 없다. 그러니 그들에게 잘 하도록 하자.
- 구매 부서가 아예 없는 기업도 몇몇 있다. 이런 곳에서는 "각 부서의 실무자가 물건에 대해서 가장 잘 알겠지 + 별도의 구매 부서를 두는 것은 인력 낭비"라는 판단으로 실무자에게 맡겨버린다. 미국의 토마토 가공업체 '모닝스타', 일본의 건축전기용품 제조업체 '미라이 공업' 등이 여기 속한다. 모닝스타에 관한 하버드 비즈니스 리뷰
- 구매 담당자가 바보인 경우 거래처, 같은 부서의 직원, 그 물건을 쓰는 임직원들 모두 재앙을 당한다. 대개의 경우에는 이런 일이 없지만(+ 없어야 하지만), 공무원-공공기관에서 아무 배경지식도 없고 아무 책임감도 없는 상태에서 구매 업무를 맡게 된 경우이거나[8] 가족경영기업에서 사장이랑 친한 사람을 구매 최고 책임자로 앉혀놓고 기업이 아닌 사장에게 도움이 되는 구매를 하는 경우가 문제가 된다.
- 업무만족도는 낮은 편이다. '고객'의 요청에 의해 메이커, 브랜드, 상품이 미리 정해져 있는 경우 구매 부서가 전문가로서 판단한다기보다는 심부름 해주는 역할만 맡는 것이기 때문. 그리고 '고객'은 무리한 단가 인하 요구, 촉박한 납기 요구를 하는데 그 경우 구매 부서가 공급업체와 싸워야 한다. 대체로 품질이나 납기를 높이려면 단가가 올라가는데 그럼 또 그것때문에 싸워야 한다.
- 반대말 판매는 영업(Sales) 문서를 참조할 것. 실제로 서로간에 원활한 이직이 이뤄진다.
[1] 예를 들어, 사소한 건전지 구매 같은 것은 조직의 주된 활동을 위한 것이 아니므로 개별 부서에 알아서 해결한다. 하지만 그 업체가 대규모 유통업체로 대량의 건전지를 사들여야 한다면 그 업무는 구매 부서에서 한다.[2] 요즘에는 상생협력팀 등 보기좋은 이름으로 고치는 경우도 있다. 갑질좀 그만하라는 뜻인 모양인데, 언제나 그렇듯이 사람 그대로 두고 이름만 바꾼다고 하루아침에 뭔가 바뀔리가 없다...[3] 만약 협력업체가 OK하고 프로젝트를 시작했는데 생각보다 비용이 많이 든다거나 하면서 징징대기 시작하면 요청한 입장에서도 그냥 보고만 있을 수는 없는 노릇이라서...[4] 구매의 힘은 돈을 쥐고 있다는 이유로 상대보다 우월한 협상력을 발휘할 수 있다는 점에서 나온다. 이 자금력을 무시하고 협상을 무조건 압도할 수 있는 슈퍼 을의 탄생은 구매 부문에게 가장 끔직한 시나리오이다.[5] 엘레베이터가 고장나 제품이 갇힌다던가, 생산 공정에 환자가 생겨 납기일이 지연되는 등 정말 다양한 사유로 기간을 맞추지 못한다는 요청이 온다.[6] 예컨대, 긴급한 사안에 대해서 선보고하고 결제 기다리다가 제조 라인이 멈춰버리거나 하면 시말서 감이다[7] 단 이것도 협력업체를 잘 만나야지 폭탄이라도 안게되면 구매라도 야근이 일상사가 된다...[8] 엑셀과 ERP를 쓰지 못해 같은 부서의 다른 사람에게 업무를 떠넘기는 경우도 있다. 당연하지만 한글 모르는 사람이 한국 대학 들어가는 거랑 똑같은 수준의 미친 짓거리다.