팩시밀리
1. 개요
문자나 그림, 사진 등을 미세한 점 등으로 분해한 후 전기 신호로 바꾸어 통신을 통해 다른 곳으로 전송하는 방식 또는 전자제품. 주로 전화선을 사용하여 전송하며 수신할 때는 전기 신호를 다시 빛의 밝고 어두움으로 바꾸어 종이에 현상한다.
2. 어형
facsimile이라는 단어는 라틴어에서 온 말로, "정확한 복사본"을 의미하는 라틴어 구 fac simile[1]이 한 단어로 굳어진 것이다.[2] 대한민국을 비롯해 대부분의 국가에서 팩시밀리보다는 팩스(fax)라는 축약어를 많이 사용하는 편이다.
한국의 경우 1990년대 이전에만 해도 팩스의 한자어인 모사전송(模寫電送)이라는 단어가 사용되었으며, 현재 법률에서도 모사전송이라고 부르고 있다. 정부기관 등에서는 그냥 '전송'이라는 용어를 쓴다.
3. 역사
잘 알려져 있지 않은 사실인데 전화보다 먼저 나왔다. 최초 개발한 것은 1843년 영국의 알렉산더 베인이었고 1860년대에는 상용화도 되었다. 자성을 띤 특수 잉크로 글을 써서 전송하는 방식이었다. 물론 보편화는 한참 후의 일.
ITU-T에서 규정한 팩스 밀리 규격에 의거하여 1968년에 제정된 G1부터, 2007년에 제정된 인터넷 팩스까지 폭 넓게 다양한 규격이 존재하며, 보통 우리나라에서는 G3과 인터넷 팩스를 많이 사용하고 있다.
규격이 제정된 것은 1960년대 후반이었으며, 이 시기에는 모스 부호를 이용한 전신, 또한 이러한 전신을 이용한 전보 서비스나 해외에 문자를 전송할 수 있는 전산 전문 교환 서비스인 텔렉스까지 상용화가 이루어져있으나, 정작 사진을 전화선을 이용하여 전송할 수 있는 기술은 발전되지 못하고 있었다. 이후 규격에 제정되고 업체들이 본격적으로 개발을 하기 시작한 것이다.
3.1. 팩스 모뎀
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PC통신용으로 쓰이는 모뎀에 팩스 기능을 집어넣은 것이다. 팩스와 PC통신은 기술적으로 상당히 비슷하기 때문에 가능한 일이었다. PC통신이 일반화된 1990년대에 많이 나왔고, PC통신 프로그램 대신 팩스 소프트웨어를 실행시켜 놓으면 팩스를 보내거나 받을 수 있었다. 당시 모뎀은 팩스 기능을 같이 넣은 것이 많았다.
그러나 제약이 있었는데, 종이로 된 문서를 보낼 때는 그걸 읽어들이는 스캐너가 필요했다. 그러나 스캐너는 1990년대에는 고가의 장비였다. 거기다 그 시절에는 전자문서보다는 종이 문서가 아직 많았던 시절이다. 이 때문에 종이 문서를 보내는 용도보다는 PC에 저장된 전자문서나 그림파일 등을 보내는 용도로 많이 사용되었다.
일부 저 개발국이나 기지국이 없어 WCDMA중 UMTS는 고사하고 CDMA2000 EV-DO(1xRTT)/GSM&EDGE망 조차 잡히지 않는 지역으로 갈때 PPP/SLiRP접속 용도로 쓰기도 했다.
3.2. 인터넷 팩스
2000년대 들어서 컴퓨터와 인터넷 보급으로 시대 변화로 팩스는 곧 멸종할 것이라면서 공룡(Tech Dinosaurs)에 비유하는 의견이 많았다. 그러나 예상을 뒤엎고 2020년까지도 팩스는 꿋꿋이 살아 남았다. 비슷하게 이메일이 생겼다고 편지나 전보가 감소 추세이긴 해도 사라지지 않았다. 외국의 시장조사 결과를 보면 기존 팩스는 감소 추세이나 온라인과 결합한 인터넷 팩스는 시장이 성장하고 있다.
21세기에 인터넷의 보급으로 컴퓨터로도 쉽게 팩스를 송·수신 할수 있는 연동체계인 인터넷 팩스가 나오게 되었다. 인터넷 팩스는 기존 전화 통신선 팩스와 팩스 기능이 달린 복합기를 빠르게 대체했다. 이제 대부분의 사무실과 집에서 전화선 팩스가 없어도 컴퓨터만 가지고 문서를 주고 받을 수 있는 것. 종이를 절약하는데다가 컴퓨터에서 바로 확인할 수 있다는 이점을 들어서 많이 사용하고 있는 추세이다.
각종 문서 파일이나 이미지 파일을 컴퓨터에서 웹 브라우저나 전용 소프트웨어를 이용하여 바로 팩스로 보낼 수 있다. 물론 종이 문서도 가능한데, 스캐너를 이용하여 스캔하여 파일로 만든 뒤 보내면 된다.
인터넷 팩스 업체에 가입하면 수신번호를 받는다. 가입 시 주지 않는 경우도 있는데 이 경우는 발신만 되고, 따로 신청하면 수신번호를 준다. 팩스에서 이 수신번호로 팩스를 보내면 컴퓨터를 통해서 쉽게 팩스를 받아볼 수 있으며, 또한 팩스를 보낼 수도 있다.
평균적으로 1장당 50원이고 할인시간대는 40원에도 보낼 수 있다. 해외에 보내더라도 1장당 200원미만에 보낼 수 있다.
스마트폰을 이용해 앱으로 팩스를 보낼 수도 있다.관련기사
3.2.1. 사업자 및 서비스
- 하나팩스 - 안드로이드 어플 애플 iOS 어플
- 1장당 요금 : 국내 42원/ 미국 80원 / 중국 150원 / 일본 160원. 기본요금 없이 보내고 보낸 만큼 요금이 발생하는 플랜이 있다. 그야말로 개인이 쓰기에 딱 좋다. 결제방법은 신용카드, 휴대전화, 가상계좌, 실시간 계좌이체로 총 4종류다. 그런데 애플 기기는 로그인 된 ID가 한국 이외 국가의 ID라면 1000원에 한해서 충전이 가능하고 결제금액은 해당 국가의 통화로 환산된 금액이다.그런데 이 충전금액 환율적용이 날강도다. 2018년 7월 18일 환율이 매매기준율로 1달러:1131원, 100엔:1001원인데 1000원을 1.09달러고 계산을 하고 그걸 토대로 일본엔으로는 1천원 충전에 120엔을 결제해야했다. 안드로이드는 충전 불가. 절대로 애플자체의 결제시스템을 이용해서 충전하지 말고 웹페이지에서 충전하자.[3]
- 엔팩스
- LG U+ 웹팩스
- LG U+ 0505인터넷팩스
- 팩스타임
- SK 브로드밴드 웹팩스
- 모바일팩스 - SK텔링크
- 모아샷
- 넷샷
- KT biz 크로샷
일부 인터넷 팩스업체에서는 스마트폰 팩스 서비스도 같이하고 있으며 기존 통신사에서도 스마트폰 팩스 서비스를 제공하고 있다. 보통은 스마트폰 카메라로 촬영한 문서를 자동으로 변환해주어 팩스 전송할 수 있다.
4. 사용
4.1. 일본에서의 높은 사용률
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세계시장 팩스 보유대수 1위는 일본으로 2위인 미국보다 2배에 가까운 독특한 양상을 보인다. 일종의 갈라파고스화 라는 보도들도 있다.#1 #2 굳이 집에 팩스가 없어도 일본 내 편의점에서 복사기와 함께 서비스하고 있는 전자기기이므로 어디서든 쉽게 이용할 수 있다.
다른 나라들에서는 주로 기업에서 팩스를 사용하는 반면에, 일본은 가정에서도 팩스를 매우 많이 쓴다는 차이가 있다. 2020년대에 들어서도 일본 가정의 33%가 가정에 팩스를 두고 있는 것으로 조사되고 있다. 하지만 20대의 이용률은 1.6%, 30대의 이용률은 7.9%이며, 젊은 인터넷 세대가 아니라 특히 노인의 사용률이 높은 것을 알 수있다.#
이러한 일본의 독특한 팩스 선호는 다른 유럽이나 북미 국가와 비교해도 돋보이는데, 여기에는 한자 사용이 많은 일본어의 특성이 강한 영향을 끼친 것으로 평가된다. 일본 내에서 텔렉스는 거의 영어나 로마자로 전송되는 일이 많았다. 타자기나 IBM PC의 보급이 1990년대 후반부터 늘기 시작했다는 점을 생각해 보면 이해가 갈 것이다. 일단 종이에 글자를 그리거나 사진을 첨부해서 넣으면 되니깐 얼마나 간단한가!
게다가 기업과 관공서의 문화가 타국에 비해 상대적으로 경직된 영향도 있다. 기업의 경우, 팩스로 받던 주문을 인터넷 주문으로 전환을 시도하자 매출이 감소하는 일도 벌어졌다. 관공서에서는 전자결재와 전자민원의 도입이 상대적으로 늦어서, 인터넷 소득신고나 인구조사는 2000년대 중후반에 들어서야 도입되었다. 그 전까지는 호적상 주소지까지 가서 신고해야 하는 사례도 존재했다.
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위 이미지는 일본 파나소닉 PW821DL 제품으로 2010년 8월 출시되었다. 터치스크린으로 글을 써서 보낸다.[5] 이처럼 일본에서는 새로운 팩스 제품이 활발히 출시되고 있다.
코로나19 사태가 한창 진행중인 현재, 확진자를 팩스로 집계하다가 집계가 제대로 이루어지지 않는 사태가 발생했다. 이에 스가 요시히데 총리는 팩스 중심의 아날로그 행정체계를 디지털로 전환하려는 계획을 잡았다.
4.2. 한국 및 타국
한국은 예나 지금이나 팩스는 기업용이란 인식이 있다. 타 국가에서 가정용 팩스가 보급되던 시절에는 국민 소득이나 생활 수준이 떨어졌기 때문에 부잣집에서나 볼 수 있었고, 소득 수준이 향상되던 1990년대에 바로 PC와 인터넷 시대로 넘어가서 가정집에 팩스가 보급될 겨를 자체가 없었다.
기업환경에서 유비쿼터스 사무환경 및 클라우드 컴퓨팅 서비스등을 도입하면서 팩스 사용은 1980년~1990년대보다 감소하고 있으나 아직도 중요 사무용품 중의 하나로 복합기나 인터넷 팩스 형태등으로 사무실에 자리잡고 있다. 2000년대 초 '종이 없는 사무실'이 대세라는 예측은 빗나가고 2020년에도 사무용지 사용은 상당하며 주요 사무용지 수요 중 하나는 팩스 용지다. 팩스는 여전히 유효한 통신 수단으로 세계적으로 아직도 인터넷과 컴퓨터 사용에 어려운 인구 수도 상당하며 인터넷 속도 문제로 팩스가 더 신속한 전달이 가능한 지역도 상당하다.
한국에서도 기업에서는 여전히 팩스를 많이 사용한다. 하루 단위로 처리되는 각종 주문서들을 팩스로 주고받기도 하고, 각종 증빙 서류[6]들을 팩스로 주고받기도 한다. 인터넷 시대가 된 지금도 (전자 버전이 따로 없이 종이 버전만 있는) '''종이 문서의 교환'''이나, '''수기로 작성'''하거나 '''서명''', '''날인'''이 들어간 문서를 보내는 데는 여전히 다른 디지털 통신 수단보다 팩스가 더 편리하기도 하다. 한국의 기업환경에서 팩스를 활용하는 예의 한 가지로, 출판업계에서는 수천개의 출판사, 물류업체, 서점들 간에 오가는 도서 주문이 매일 아침 팩스로 이뤄진다. 대형 업체라면 매일 아침 수백장의 팩스가 수발신 되는 데, 이것을 일일이 사람 손으로 할 수 없으므로 기계로 대신하는 '도서 주문 전문 팩스 서비스'(ex: 오더피아)가 존재한다. 출판 뿐 아니라 다른 업계에서도 서로 전산이 연결되어 있지 않거나, 전자 문서를 취급하기 어려운 현장끼리 문서를 주고받을 때는 메일보다는 팩스가 더 유용하기 때문에 여전히 활발히 이용되고 있다.
미국 역시 팩스 사용도 많아서 미국의 대학 상당수는 장학금 증서를 팩스로 보내며 메이저리그 사무국도 문서는 팩스로만 받고, NFL리그에서는 계약서류를 팩스로 보냈는데 팩스기가 고장나서 제때 서류를 받지 못하고 마감시간이 끝나면서 팀의 주전선수가 방출된 해프닝도 존재한다. 그 외에도 중요한 서류를 팩스로 보내는 곳이 여전히 남아 있다.
4.3. 어디서나 민원
대체로 한국의 민원 서비스는 전산화가 되어 있기에, 대부분의 민원서류는 관공서, 무인민원발급기, 인터넷(민원24)에서 바로 발급할 수 있지만 일부 민원서류나 자료는 미(未)전산화, 서버 미연결 등의 이유로 바로 발급이 안된다. 그래서 주민센터나 교육청, 학교 행정실 등에선 '어디서나 민원'이라고 하여 3시간 이내에 팩스로 관련 서류를 서로 주고 받아 민원인에게 전달해 주는 서비스를 시행하고 있다. 그리고 공공기관들끼리 각종 증명 서류를 송부할 때도 팩스를 사용해야 하는 일도 매우 많고, 이때 팩스가 유용하게 활용되고 있기에 각종 공공기관에서는 매우 널리 쓰이고 있으며, 지금도 여전히 없어서는 안될 중요한 기기로 활용되고 있다.
교직원 인사기록카드[7] 등이 필요할 때 종종 사용된다.
다만 (주로 해외의) 접수받는 기관에서 팩스로 발급된 서류를 인정하지 않을 수 있으므로 제출전에 해당기관에 문의할 것.
5. 사용 가능 장소
- 대부분의 회사 사무실
이하는 팩스 기기를 갖고 있지 않은 사람이 팩스를 보내고자 할 때 팩스를 이용할 수 있는 장소에 대한 안내이다.
- 우체국
집에 팩시밀리가 없고 인터넷 팩스를 사용하지 않고 굳이 실제 팩스를 사용해서 문서를 보내야 한다면, 우체국에 설치되어 있는 팩시밀리를 이용할 수 있다.
접수할 때 일정 양식에 발신인의 이름과 연락처(전화번호), 수신인 팩스 전화번호 등을 기재하면 소정의 금액을 받고 팩스를 보내 준다. 혹은 팩스 이용 대장에다가 발신인의 이름과 전송할 문서 수, 수신인의 팩스 번호만 기재(이용요금은 우체국이 기재)하게 하는 우체국도 있다.
다만, 우편취급국에서는 팩스 업무를 볼 수 없다.
접수할 때 일정 양식에 발신인의 이름과 연락처(전화번호), 수신인 팩스 전화번호 등을 기재하면 소정의 금액을 받고 팩스를 보내 준다. 혹은 팩스 이용 대장에다가 발신인의 이름과 전송할 문서 수, 수신인의 팩스 번호만 기재(이용요금은 우체국이 기재)하게 하는 우체국도 있다.
다만, 우편취급국에서는 팩스 업무를 볼 수 없다.
- 관공서
주민센터나 세무서 처럼 대민원 업무를 처리하는 관공서에서 무료 팩스 서비스를 제공한다. 관공서에 따라
- 관공서 직원이 보내주는 경우 / 팩스 기기를 따로 두고 민원인이 직접 보내는 경우
- 개인정보가 담긴 서류 취급 여부
- 관내만 무료인가 / 지역 상관 없이 무료인가
- 발송 매수 제한이 있나 없나
가 다르니, 본인이 이용하려는 곳에 직접 문의하는 것이 정확하다.
예를 들어 어떤 주민센터에서는 관내[8]에만 발송가능 및 회수제한이 없는데, 어떤 주민센터에서는 지역제한이 없는데 회수제한(5회)이 있다는 안내가 있었다.
예를 들어 어떤 주민센터에서는 관내[8]에만 발송가능 및 회수제한이 없는데, 어떤 주민센터에서는 지역제한이 없는데 회수제한(5회)이 있다는 안내가 있었다.
국내발송인데 1장에 1천원 하는 어처구니 없는 곳도 있으니 주의.
- PC방. 아래에 언급하듯이 팩스 기능이 있는 복합기를 갖춘 경우 팩스를 이용할 수 있다. 요금은 천차만별.
- 은행
복불복. 해당 은행 고객이거나 하면 해준다고 한다. 단 바쁠 때는 잘 해주지 않으니 주의.
- Fedex Kinko's
미국으로 발송시 1장째 4000원, 2장째부터는 1500원이라고 한다. 그야말로 날강도이므로 인터넷 팩스등을 이용하는게 현명하다.
인천국제공항 제1여객터미널 2층에 있는 던킨도너츠 및 파스쿠찌 인터넷 카페에서 사용할 수 있다. 혹은 인천공항 우체국에서 팩스서비스를 이용해도 된다. 요금도 내륙의 우체국과 같다.
6. 요금
우체국에 방문하면 1장은 550원, 이후 추가 장당 200원 정도로 전송할 수 있으며(2020년 기준) 해당 요금은 시내/시외 요금을 구분하지 않는다. 몇몇 팩스 전송을 대행해 주는 복사집에 가 보면 알겠지만, 시내와 시외 요금을 구분하는 곳도 있으니 주의. 인천공항 카페에서는 국내가 장당1천원이고 인쇄도 가능하다. (흑백 100원, 컬러 300원)
한국의 인터넷팩스 업자가 제공하는 팩스는 한국 국내는 물론이고 외국으로 보내는 것도 저렴하다. 그러므로 해외에 거주하더라도 가입만 하면 사용이 가능하다. 그 예로 수신지가 한국이면 1장당 40~50원, 해외로 보낼때는 1장당 50원 ~ 200원 정도이다. 업자 및 수신 국가마다 다를 수 있다.
일본의 경우 일본 국내는 50엔, 미국 및 캐나다는 100엔, 그 외 국가는 200엔이다. 미국과 캐나다 1장당 150엔(약 1,500원), 그 외 국가 200엔(약2,000원) 수준이다.
팩스 요금은 장당 계산되므로 많이 보내면 우편 요금보다도 비싸지게 된다. 그러므로 송신할 내용이 많다면 상대적으로 저렴한 인터넷 및 모바일 팩스를 이용하거나 우편 등으로 보내는 게 경제적이다.
7. 문화
- 한때 팩스로 스팸을 보내는 것이 문제가 된 적이 있다. 다른 스팸(전화, 편지 등)은 기본적으로 보내는 쪽이 전적으로 비용을 부담하지만(물론 받는 쪽도 시간이나 수고가 들기는 하고, 무선전화는 대한민국을 제외하고 일부 국가의 통신사에서 받는 자도 비용을 내야 하긴 하지만) 팩스는 받는 쪽이 종이 비용을 부담하는 점에서 훨씬 악질이라고.[9] 움베르토 에코가 팩스를 이용하는 스팸 업자들을 열나게 씹는 글을 쓴 적이 있다. 스팸메일과 비슷하게도 광고팩스를 심심찮게(?) 받을 수 있다.
- 1990년대 라디오에서 참여 수단으로 활용되었는데, 지금은 인터넷 라디오 어플과 문자 메시지를 통해 실시간으로 사연을 보내지만 90년대에는 팩스로 실시간 사연과 메시지를 보낼 수 있었다. 이후 쓰지 않다가 2013년 3.20 전산망 마비사태로 인해 임시로 팩스로 사연을 받은 적이 있다.
- 내용물만 덜렁 보내기 보다는 발신자, 수신자, 총 매수를 적어서 내용물과 함께 보내는 것이 바람직하다. 개인별로 비치된 업무전화와 달리 팩스는 여러 사람이 공동으로 사용하기 때문에, 내용물만 덜렁 보낼 경우 누가 누구한테 보낸 건지 금방 알 수가 없다. 심한 경우에는, 누가 왜 보낸 팩스인지 수신자가 전혀 알 수 없거나, 발신자가 잘못된 주소로 보냈는데 그 사실을 당사자들이 까맣게 모르는 예마저 실제로 있다. 또, 여러 장을 보내면서 매수 표시가 없으면 받는 사람 입장에서 팩스가 제대로 다 들어온 건지 중간에 빠진 부분이 있는 건지 알 수가 없다.
- 해외 쪽 업무를 주로 하는 기업에서 특히 의존도가 높다.
- 보통 영업하는 사람들이 설명 및 권유를 한다고 하면 전화로 설명하지만, 회사 상대로는 팩스로 자료를 보내기도 한다.
- 이게 심해지면 어디인지 모르는 회사에서 광고팩스가 보내지기도 한다.[10]
8. 여담
- 실제 집계되는 것보다 가정용 팩시밀리 기기의 국내 보급률은 훨씬 높다. 팩스 기능이 들어간 복합기가 많기 때문이다. 잉크젯인 경우에는 팩스 기능을 제거한 염가품이 많으므로 어느정도 예외지만, 레이저 복합기나 혹은 잉크젯이더라도 고급형 가정용 복합기들은 십중팔구 팩스 기능도 덤으로 달려있기 때문이다. 팩스 보급률은 팩스 기능이 달린 기기의 판매량으로 집계하는 게 아니라 통신업체에 개설된 팩스용 통신회선의 갯수로 집계한다. 따라서 가정에서 그러한 고급 복합기를 사다두어도 팩스 기능을 쓸 일이 없어 전화선을 연결하지 않거나 연결하더라도 전용회선을 신청하지 않고 집전화와 회선과 번호를 공유하게 설치하는 경우가 대다수다. 복합기의 절반 내지는 1/3정도는 팩스기능이 붙어 있다. 삼성전자의 일부 자체설계 모델을 제외하고는 국내에 판매되는 복합기들 중 상당수가 해외 메이커 OEM이거나 해외 메이커(HP, 엡손, 캐논, 산요 등)의 제품인지라 굳이 한국 판매용 모델을 위해 수고롭게 기존 글로벌 모델에 달려있는 팩스 기능을 제거시키는 게 오히려 비효율적이고 단가 상승의 요인이 되어 쓰든말든 일단 붙여놓고 파는 것이다.
- 전화선을 이용하다 보니, 팩스를 주고받을 때는 "통화중"이 뜬다. 그래서 팩스 전용 전화번호를 마련하는 것이 보통. 일반 전화기로 팩스 번호에 직접 전화를 걸면 평소의 연결 대기음[11]과는 약간 다른 소리가 나면서 특유의 신호음이 들린다. 옛날 PC통신연결음과 소리가 흡사하다.
- 종이는 감열용지 방식을 많이 썼으나 현재는 잉크젯 방식이나 레이저 프린트 방식도 많이 이용된다. 사무용 복합기에도 팩스 기능을 이용할 수 있는 기종이 많이 있다.
- 수신할 때는 팩스 내의 용지가 소모되지만, 송신할 때는 소모되지 않는다. 기업 문화를 풍자한 스콧 아담스의 4컷만화 딜버트에서 딜버트의 상관인 뾰족머리 보스가 팩스를 개인적인 용무로 사용했다고 딜버트를 추궁하는 화가 있는데, 보스는 전자기기에 대해 무식한 인물로 팩스를 프린터와 같은 것으로 착각하고 있다.[12]
- 전기통신사업법 제 84조 2에 의거, 2017년 9월 25일부터 팩스 발신번호 사용이 의무화되었다고 한다. 이 발신번호는 휴대전화를 제외한 인터넷전화나 집전화 번호로 등록이 가능하며, 사업자들이 제공하는 인터넷/스마트 기기 팩스 서비스 이용시에도 번호등록이 의무화 되었다.
9. 관련 항목
[1] 'fac'은 영어 단어에서 "-화하다"의 의미를 지니는 접사 '-fy'와 유래가 같으며, 'simile'은 영어 단어 'similar'의 어원이다.[2] 이 때문에 영어 단어 중 어중에 '-cs-'가 들어가는 몇 안 되는 단어이다.[3] 한국 국내에서 발행된 카드나 계좌이체 등. 만약에 그러한 수단이 없다면 가족이나 친구 등에게 가상계좌 송금을 부탁하자.[4] 아이폰 문제로 오해하기 쉬운데, 최신 iOS에서는 아이폰 저장공간은 물론이고 iCloud, 구글드라이브, 드롭박스, 원드라이브 등 클라우드에 접근하는 기능을 제공한다. 한마디로 앱 업데이트를 안하고 있는 것이다.[5] 터치스크린에 적힌 문구는 手書きで送ろう(손글씨로 보내자)이다.[6] 개인정보와 관련한 서류나 신분증 등은 팩스를 이용한 편이 낫다. 이메일과 같은 디지털 매체는 원본과 똑같은 품질로 무한 복제 가능하고 해킹에도 취약하기 때문.[7] 같은 시·도 내에서는 나이스를 이용하기 때문에 바로 발급되지만 전산화 되기 전에 만들어진 문서를 떼고자 할 때 민원인이 위치한 지역과 목적 서류의 보관 지역이 시·도 단위로 다를 때는 전산 연동이 안되기 때문에 팩스를 이용해 주고 받아야 한다. 이를테면 민원인이 서울특별시 교육청에서 제주특별자치도 교육청에서 보관하고 있는 교직원 인사기록카드를 받고자 할 때 서울시 교육청 공무원은 팩스를 통해 제주특별자치도 교육청에 연락하고, 제주특별자치도 교육청에서는 이를 확인해 서류를 뗀 뒤 서울시 교육청 민원실에다 팩스로 송부한다.[8] 예를 들어 서울의 주민센터는 서울시내만[9] 종이나 잉크(토너) 비용 부담은 약과다. 팩스 스팸의 가장 큰 문제는 업무시간이 지나서 수신한 다량의 스팸 팩스 때문에 인쇄용지 또는 잉크가 소진되거나 팩스기기에 잼이 나는 등의 상황이 발생, 정작 중요한 팩스를 수신하지 못해 업무에 차질을 빚게 되는 것이다.[10] 수신을 거부하고 싶다면 해당 팩스에 쓰여져있는 전화나 팩스번호로 팩스 수신을 거부한다는 연락을 하면 된다.[11] 연결 대기음 보다는 전화를 걸자마자 바로 팩스가 전화를 받는것이다.[12] "회사의 팩스 용지를 다 써버리고 있군 그래."/"아닙니다. 팩스를 '보냈다니까요.' 용지는 전화선을 통해 왔다갔다하는 거예요."