총무

 


1. 개요
2. 업무
2.1. 사무 지원
2.1.1. 문서 관리
2.1.2. 행사 진행 및 의전
2.2. 계약
2.6. 기타
3. 자질
4. 자격증


1. 개요


'''(General Affair) Administrator.''' 조직의 '''어머니.'''[1] 군대의 '''행정보급관'''을 생각하면 된다. '''각종 행정 지원''' 업무는 여기서 다 한다. 계약직 채용 시 '''사무보조 아르바이트, 서무,[2] 경리 등'''으로 불린다.
공공기관 및 공기업에서는 일반행정직이 공식 명칭이고 일행직을 사기업의 총무직으로 대응시킨다. 다만 그 안에서도 과 내, 조금 더 크게는 청/실/국 내 서무들이 따로 지정되어 있다.

2. 업무

'''별도 부서가 없는 모든 행정 업무.''' 한자에서 보여지듯 모든(總) 업무(務)에 해당[3]하기 때문에 범위도 광활하고 조직 구성에 따라서 맡는 업무도 다양하다. 다시 말해 '''어떤 회사(혹은 기관)이냐에 따라 맡는 업무가 다 다르다.'''
가령 인사 업무를 예로 들자면, 정말 거대한 대기업은 인사 업무를 세분화 하여 채용, 교육(인력개발), 노무 등등이 별개의 팀으로 있지만 규모가 작아짐에 따라 인사팀에서 하기도, 인사+총무를 합쳐서 인사총무팀, 혹은 여기에 재무를 위시로 한 온갖 경영지원 기능을 다 떄려넣고(...) 경영지원팀으로 굴리는 경우도 있는데, 이렇게 조직 구성이 변화하는 도중에 별도의 부서로 배정되지 않은 모든 업무는 총무부서의 업이 되는 셈이다.
기획, 인사(+노무, 교육), 재무(+경리, 회계), 구매 및 계약, 환경안전, 법무, 홍보, IT전산직, 비서 등은 별도의 부서가 없으면 총무 부서에서 한다. 작은 회사라면 법무/구매 정도는 총무 부서에 포함될 가능성이 높다. 타 업무에 대해서도 대강은 돌아가는 상황을 알아야 하기 때문에 보통 사무직 경력직이 담당하는 경우가 많다. 대기업, 중견기업이 아닌 '''중소기업에서 신입사원으로 총무를 뽑는다면 그건 거의 반사무직, 반잡부가 되는 것이나 영업직을 사기로 뽑는 것'''일 수 있다. 공무원의 경우 좀 다른데 짬 쌓인 말년 직원이 맡는 경우도 있고 초짜에 가까운 2~3년차 직원이 맡는 경우도 있는 등 제멋대로다. 이는 순환 근무 특성 상 전문성을 인정해 주지 않기 때문이다.

2.1. 사무 지원


2.1.1. 문서 관리

  • 우편, 우편요금
  • 기록물의 보관 및 폐기 : 사규를 숙지해야 한다.
  • 외부 정보공개
  • 공문 발신/수신
  • 명함 제작, 사원증 제작

2.1.2. 행사 진행 및 의전

회사에서는 외부와 연관되는 여러 행사가 있는데, 특정한 부서와 연관되는 행사가 아니라 회사 전체와 연관된 행사라면 총무 부서, 총무 담당자가 진행한다.
  • 사회 공헌
회사 이미지를 올리기 위해 자원봉사, 재능기부 등을 한다. 이런 프로그램을 개발, 운영한다.
외부인사 방문 접객. 기념행사가 있으면 화환이나 명절 선물을 발송.
  • 내부 행사
창립기념일, 시무식, 종무식, 경조사, 회식
  • 사내 회의 진행
회의 문서로.
  • 외부인 초청 대규모 회의 진행
컨벤션기획사 문서로.
이런 행사에서는 사람의 비위를 거슬리게 할 만한 실수를 '''미리''' 막는 것이 중요하며, 돌발 사태에 빨리 대응하는 것도 총무 담당자의 역량이다. VIP 의전이라 함은 어떤 정해진 규칙이 있는 것이 아니라 상대가 좋아하면 잘 하는 것이고 상대가 싫어하면 못 하는 것이다. VIP 개개인에 따라 다르므로 규격화가 어렵다. 이 때문에 '''눈치''', 경험, 개인차에 많이 좌우된다. 먼저 VIP의 개인정보 수집이 필요하다. 성별, 집안, 결혼 여부, 좋아하는 음악, 좋아하는 향수 등 많이 알수록 편리하다. 예를 들어 '독립유공자 집안의 독신 여성 VIP'가 방문했다고 하자. 부서장이 대화하면서 이것을 몰라서 결혼에 관한 질문을 함부로 하다가 상대를 기분 나쁘게 한다면 담당자는 의전에 실패한 것이다. 반대로 담당자가 부서장에게 독립유공자 집안이라는 점을 미리 알려서 그 부분에 대한 사교적인 대화를 할 수 있다면 협상에서 좋은 결과를 낼 수 있다. 국내 제약회사의 의전 담당자 A씨는 외국 바이어와 함께 차량을 탈 때 상대가 좋아하는 음악을 틀어주고 좋아하는 향수를 뿌려 준 결과 구매에서 이득을 봤다고 인터뷰했다.

2.2. 계약

각종 계약을 관리한다.
  • 사무용품, 전산기기용 소모품, 비품 등의 구매. 구매 직무에서 하는 곳도 있다.
  • 인쇄, 공사, 주차장 등의 계약
  • 용역 : 사무실 청소부, 운전기사, 건물관리인, 주차장관리인 등

2.3. 시설관리

부동산, 사무환경, 고정자산, 중고장비, 폐기자산 등을 관리하는 세부직무. 별도의 문서로 독립되었다.
  • 사무환경 : 비품, 사무용품 등의 재고관리 및 수리. 임직원 자리 배치. 고장난 전등 교체. 영업용 휴대폰 지원 및 비용 관리 및 개통/해지 대행.
  • 차량 : 유류비 관리, 차량 수리, 주차공간 관리, 현황 보고

2.4. 복리후생

해당 문서로.

2.5. 보안

  • 어떤 비밀을 얼마 만큼의 수준으로 관리해야 하는지 정한다. 자세한 건 해당 문서로.

2.6. 기타

근태 및 지각 체크, 당직 배정 및 당직표 공지, 휴가, 인턴
광고
총무팀에서 할 경우 사무비품이나 전산용품 위주로 구매업무를 담당한다.

3. 자질

대부분의 업무가 정형화되어 있지 않다. 이 때문에 담당 업무 파악 과정이 필요하다. 학위나 자격증이 없더라도 경험이 많을수록 유리하다. 대학에 '총무학' 따위의 전공이 없고, 국가공인 '공인총무사 자격증' 같은 게 없다는 얘기다.[4]
  • 나름대로 고충이 있지만 드러 나는 업무가 아니기에 고충을 아무도 안 알아 준다. 전문성이 적어서 실수가 많냐/아니냐 정도만 갈릴 뿐. 지루하고 무의미해 보이는 일이 많다.
  • 작은 실수도 쉽게 눈에 띈다.
  • 많은 업무를 조금씩 다 경험해 볼 수 있다. 그래도 그만 두면 다 쓸 데 없는 잡지식만 남는다.
  • 상식이 많으면 좋다. 특히 사람의 비위를 맞추는 능력이 중요하다. 비위를 맞추면서도 내가 다치지 않을 방법을 찾는 게 어렵다. 하지 말자. 진심이다. 특히 중소기업에서 총무 역할은 나이 서른만 넘어도 할 게 못 된다.
  • 회계학, 법학, 계약, 등기, 사무용 프로그램 (오피스, 그룹웨어 등) 관련 지식을 갖추는 것이 좋다. 관련 법령이나 사규를 반드시 숙지해야 한다. 나중에 무슨 일이 생기면 자기 자신을 지키기 위해 꼭 필요하다.

4. 자격증

승진에 도움이 되는 자격증의 경우 각 회사의 사규를 따르면 된다.

[1] 참고로 조직의 '''아버지'''는 기획. 사실 기획도 엄밀히 말하자면 총무에 속해 있는 업무 분야긴 하다.[2] 공무원 조직에서도 총무를 서무로 지칭한다. 총무라는 말 자체가 일제(日製)의 잔재라 여겨 서무로 순화시켜 말하는 것이다. 다만 군사정권 시절때부터 근무한 늙은 공무원들은 기존 용어에 익숙해진 탓인지 총무라고 해야 알아듣는다(...)[3] 일본의 총무성을 생각해보면 알기 쉽다. 부서가 없는 업무를 모두 담당한다.[4] 반대로 법무팀은 변호사나 법대, 재무팀은 CPA와 경영대가 강세를 보인다. 특정 전공과 직결된 업무이기 때문.

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